Podmínky ochrany osobních údajů

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Meesenburg s.r.o., IČO 256 97 935,
e-mail: eshop@meesenburg.cz, tel: + 420 312 285 614

1. Základní shrnutí

Jsme obchodní společnost Meesenburg s.r.o., IČO 256 97 935, se sídlem Kladno, Vrapická č.p.402, PSČ 27203, IČO 256 97 935, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 62149 (dále jen „Společnost“). Naše Společnost je provozovatelem internetového obchodu dostupného na webové stránce https://www.meesenburg.cz/ (dále jen „E-shop“).

Prostřednictvím našeho E-shopu mohou zákazníci nakupovat zboží, využívat různé služby a rovněž se mohou stát registrovanými uživateli. Práva a povinnosti souvisejících s nákupem zboží, registrací a vedením uživatelského účtu, stejně jako další podmínky užívání E-shopu, jsou podrobně upraveny v našich všeobecných obchodních podmínkách (dále jen „VOP“), které jsou dostupné v E-shopu.

Tímto dokumentem (dále jen „Zásady“) plní naše Společnost svou informační povinnost dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecně známého jako GDPR (dále jen „Nařízení“). V souladu s články 13 a 14 Nařízení poskytujeme tímto našim zákazníkům, uživatelům e-shopu a dalším dotčeným osobám informace o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak je zpracováváme, chráníme a jaká mají v této souvislosti práva.

Níže v těchto Zásadách se dozvíte mimo jiné jaké osobní údaje zpracováváme (tzv. kategorie zpracovávaných osobních údajů), proč je zpracováváme (tj. za jakými účely a na jakých právních základech), komu mohou být údaje zpřístupněny, jak dlouho osobní údaje uchováváme a jaká máte jako subjekt údajů práva a jak je můžete uplatnit a řadu dalších užitečných informací.

 

1. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Registrace a používání Platformy

V průběhu registrace a správy uživatelského účtu, jakož i v rámci následného používání e-shopu registrovaným uživatelem, můžeme zpracovávat následující kategorie osobních údajů:

• Identifikační a kontaktní údaje: Informace o Vaší osobě, které jste uvedli při registraci nebo později v rámci nastavení Vašeho uživatelského účtu, zejména jméno, příjmení, obchodní firma (pokud jste podnikatel), IČO, DIČ, fakturační a případně dodací adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa a – v případě platby převodem – eventuálně také číslo bankovního účtu, ze kterého byla platba provedena.
• Údaje o chování na e-shopu: Za účelem přizpůsobení obsahu našich marketingových sdělení (zejména newsletteru) a zlepšení Vašeho uživatelského zážitku můžeme sledovat, jakým způsobem E-shop používáte. Můžeme vyhodnocovat informace o Vašich nákupech, prohlížených produktech, frekvenci návštěv nebo zájmu o konkrétní kategorie zboží. Toto vyhodnocování může být prováděno automatizovaně (profilování), přičemž jeho cílem je výhradně nabídnout Vám relevantnější obsah a nabídky (nejde o rozhodování, které by pro Vás mělo právní nebo obdobně významné účinky, ale pouze o personalizaci obsahu a nabídky).

Pokud jsou některé z výše uvedených údajů považovány za osobní údaje ve smyslu Nařízení, budeme, jako správce údajů, tyto osobní údaje v právním slova smyslu zpracovávat.

Pro úplnost upozorňujeme, že údaje uvedené při registraci nebo později v rámci nastavení Vašeho účtu jsou editovatelné a v případě jejich změny je tedy můžete (a podle VOP dokonce musíte) sami aktualizovat.

Nákup zboží, reklamace a vrácení zboží

V souvislosti s uzavřením kupní smlouvy, vyřízením objednávky a případným uplatněním práv z vadného plnění (reklamace) nebo odstoupením od smlouvy a vrácením zboží, můžeme zpracovávat následující kategorie osobních údajů:

• Identifikační a kontaktní údaje: Jméno, příjmení, fakturační a případně dodací adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa. Tyto údaje obvykle obdržíme při zadání objednávky – a to bez ohledu na to, zda k objednávce došlo prostřednictvím E-shopu, e-mailem, telefonicky či jiným způsobem. U osobních odběrů nebo dodání zboží do výdejních boxů zpravidla nepotřebujeme znát dodací adresu.
• Údaje související s reklamací a vrácením zboží: V případě reklamace nebo odstoupení od smlouvy a vrácení zboží zpracováváme kromě výše uvedených údajů rovněž informace nezbytné pro vypořádání Vašeho nároku – zejména číslo bankovního účtu pro vrácení peněz, popis vady, průběh vyřizování reklamace, případně další sdělení, která nám v této souvislosti poskytnete.

Pokud jsou některé z výše uvedených údajů považovány za osobní údaje ve smyslu Nařízení, budeme, jako správce údajů, tyto osobní údaje v právním slova smyslu zpracovávat.

Zákaznická podpora

Našim zákazníkům poskytujeme zákaznickou podporu týkající se provozu E-shopu, objednávek, dodání zboží, reklamací a dalších souvisejících otázek. V rámci poskytování této podpory můžeme zpracovávat následující osobní údaje:

• U registrovaných uživatelů nebo osob, které již u nás učinily objednávku: pro účely efektivní zákaznické podpory můžeme využít údaje, které jste nám poskytli dříve – zejména jméno, příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo, údaje o objednávce a její historii.
• U ostatních osob, které nás kontaktují (např. prostřednictvím e-mailu, kontaktního formuláře, telefonicky): v rámci poskytování zákaznické podpory můžeme zpracovávat informace, které nám dobrovolně poskytnete – typicky jméno, příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo a obsah komunikace.

Pokud by některé z takto poskytnutých informací byly považovány za osobní údaje ve smyslu Nařízení, budeme, jako správce údajů, tyto osobní údaje v právním slova smyslu zpracovávat.

Newslettery a obchodní sdělení

V případě, že jste u nás učinili nákup, zaregistrovali se, nebo jste nám samostatně udělili souhlas k odběru newsletterů (obchodních sdělení), můžeme Vám zasílat různá obchodní sdělení (např. informace o novinkách, speciálních nabídkách nebo slevách).

Za tímto účelem můžeme zpracovávat zejména tyto kategorie osobních údajů:

• Identifikační a kontaktní údaje: Jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, případně adresa.
• Údaje související s nákupem: Datum nákupu, historie Vašich nákupů.
• Údaje poskytnuté v rámci registrace k odběru: Pokud jste se přihlásili k odběru newsletteru dobrovolně, mohli jste vyplnit i další údaje jako titul, datum narození nebo jmeniny. Tyto volitelné údaje ale aktivně nevyužíváme ani dále nezpracováváme. U registrovaných zájemců evidujeme i datum registrace k odběru newsletteru.

Pokud by některé z těchto informací byly považovány za osobní údaje ve smyslu Nařízení, budeme, jako správce údajů, tyto osobní údaje v právním slova smyslu zpracovávat.

Zasílání newsletterů probíhá prostřednictvím nástroje třetí strany (nástroj ECOMAIL), přičemž o případném zapojení dalšího externího zpracovatele a jeho podmínkách Vás vždy informujeme.

Z odběru newsletterů se můžete kdykoliv snadno odhlásit prostřednictvím odkazu uvedeného v každém e-mailu s obchodním sdělením.

Služby třetích stran

V souvislosti s objednávkou a provedením platby mohou být některé Vaše osobní údaje zpracovávány třetími stranami – zejména poskytovatelem platební brány. Pokud si zvolíte platbu prostřednictvím této služby, mohou být tomuto poskytovateli předány údaje nezbytné pro zpracování platby, jako je například jméno, příjmení, (částečně maskované) číslo platební karty, číslo bankovního účtu, e-mailová adresa, eventuálně také IP adresa nebo další identifikátory a údaje nezbytné pro provedení platby.

Vezměte prosím na vědomí, že my tyto osobní údaje jako správce údajů nezpracováváme, neurčujeme účel ani prostředky zpracování, nemáme kontrolu nad tím, jak jsou dále zpracovávány, a nejsme odpovědni za jejich zabezpečení či další nakládání s nimi.

Zpracování těchto údajů se vždy řídí zásadami ochrany osobních údajů příslušného poskytovatele platební služby. Odkaz na konkrétního poskytovatele najdete vždy na našich webových stránkách, abyste se mohli seznámit s jeho podmínkami a zásadami zpracování osobních údajů.

Pokud byste měli jakékoli potíže s přístupem k těmto informacím, rádi Vám pomůžeme prostřednictvím kontaktní e-mailové adresy uvedené níže. Mějte však na paměti, že nemůžeme zodpovídat dotazy, námitky ani požadavky týkající se zpracování osobních údajů těmito poskytovateli, a nejsme odpovědni za plnění jejich zákonných povinností jakožto samostatných správců údajů.

V ojedinělých případech se může stát, že nám příslušný poskytovatel zpřístupní určité osobní údaje (např. v souvislosti s neúspěšnou platbou nebo při řešení technického problému). V takovém případě tyto údaje zpracováváme výhradně jako zpracovatel osobních údajů, a to na základě smluvního vztahu s daným poskytovatelem. Pro Vás se tím nic nemění – zpracování se i nadále řídí podmínkami daného poskytovatele služby.

Dotazníky spokojenosti

V souvislosti s Vaší objednávkou nebo používáním e-shopu Vás můžeme požádat o vyplnění dotazníku spokojenosti. Cílem je získání zpětné vazby, která nám pomáhá zlepšovat kvalitu našich služeb.

Pro realizaci těchto dotazníků využíváme služby třetích stran, například Heureka.cz nebo Zboží.cz. Tyto dotazníky jsou z naší strany anonymní – my jako provozovatel e-shopu nemáme přístup k Vašim osobním údajům, které v rámci těchto dotazníků případně zadáte. V některých případech může být při odesílání výzvy k vyplnění dotazníku použit Váš e-mail, ten je však zpracováván výhradně ze strany daného poskytovatele služby. Z naší strany je zpravidla k dispozici pouze číslo objednávky, které neslouží k Vaší přímé identifikaci.

Subjekt, který dotazník provozuje, je samostatným správcem osobních údajů, a zpracování údajů se řídí výhradně jeho vlastními zásadami ochrany osobních údajů. Tyto zásady jsou zpravidla dostupné přímo v rámci rozhraní daného dotazníku.

Zpracování osobních údajů v rámci těchto dotazníků se tedy z pohledu naší společnosti řídí stejnými principy jako zpracování údajů poskytovateli platebních služeb (viz výše).

 

III. Právní základ a účel zpracování osobních údajů

Abychom Vám mohli spolehlivě poskytovat naše služby, zpracováváme Vaše osobní údaje na základě několika právních důvodů. Níže Vám popisujeme, jaké důvody to jsou a k jakým účelům Vaše údaje používáme:

• Plnění smlouvy a opatření přijatá před jejím uzavřením: Vaše osobní údaje zpracováváme především ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení, tedy protože je to nezbytné pro uzavření smlouvy mezi Vámi a námi a pro plnění našich smluvních závazků vůči Vám, konkrétně například abychom zpracovat Vaši objednávku, dodat Vám zboží, komunikovat s Vámi ohledně objednávky, vést a spravovat Váš uživatelský účet, pomoci Vám v rámci zákaznické podpory, pokud se na nás obrátíte. Tento právní základ se tedy vztahuje zejména na výše uvedené kategorie údajů získaných v rámci registrace a používání Platformy, uskutečnění nákupu zboží, reklamace a vrácení zboží a rámci poskytování zákaznické podpory.
• Plnění našich právních povinností: Některé údaje musíme zpracovávat i z důvodu dle čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení, tedy proto, že nám to ukládají právní předpisy. Typicky jde například o vystavování daňových dokladů (faktur), vedení účetnictví, uchovávání informací pro případ kontroly ze strany státních orgánů, vyřízení reklamace nebo odstoupení od smlouvy podle zákona.
• Souhlas se zpracováním osobních údajů: V některých případech zpracováváme Vaše údaje ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení, tedy na základě Vašeho výslovného souhlasu. Týká se to především situací, kdy jste se přihlásili k odběru newsletteru nebo jiných obchodních sdělení, aniž byste u nás předtím nakoupili či se staly naším registrovaným uživatelem. Souhlas můžete samozřejmě kdykoli odvolat kliknutím na odhlašovací odkaz, který je přítomen v každém e-mailu s obchodním sdělením.
• Zpracování na základě oprávněného zájmu: V některých případech zpracováváme Vaše osobní údaje i na základě našeho oprávněného zájmu ve smyslu čl. čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Tento právní základ využíváme zejména v těchto situacích: zasílání newsletterů a marketingových sdělení našim stávajícím zákazníkům a registrovaným uživatelům, a to v souvislosti s obdobnými produkty a službami, které jste u nás zakoupili nebo o které jste projevili zájem; zákaznická podpora a komunikace, pokud řešíme Váš dotaz nebo zpětnou vazbu bez přímé vazby na konkrétní smlouvu; zkvalitňování našich služeb, například sledováním využívání E-shopu, analýzou zpětné vazby nebo úpravami uživatelského rozhraní, abychom mohli platformu dále rozvíjet a přizpůsobovat Vašim potřebám. Součástí tohoto zpracování může být i automatizované vyhodnocování Vašeho chování na E-shopu (profilování), které nám umožňuje lépe přizpůsobit obsah marketingových sdělení a nabídky Vašim preferencím. Toto profilování neslouží k rozhodování s právními či obdobně významnými dopady, ale pouze k tomu, abychom Vám mohli nabídnout relevantnější produkty a služby.

 

1. Doba uchovávání osobních údajů

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou k naplnění výše uvedených účelů jejich zpracování, po dobu, po kterou jste nám k tomu udělili souhlas, nebo po dobu stanovenou právními předpisy, případně po dobu, která je nezbytná k ochraně našich oprávněných zájmů (např. při řešení nároků, reklamací nebo soudních sporů). Dodržujeme závazná pravidla pro archivaci údajů.

Pro konkrétnost:

• Údaje získané při registraci a užívání E-shopu budou zpracovávány po dobu existence uživatelského účtu a dále do uplynutí promlčecí doby veškerých vzájemných práv a povinností vyplývající z VOP.
• Údaje o objednávkách a nákupech (včetně doručovacích údajů, fakturačních údajů, historie objednávek) uchováváme v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména v oblasti daní a účetnictví, a to nejdéle po dobu stanovenou těmito předpisy pro daný účel, případně do uplynutí promlčecí doby veškerých vzájemných práv a povinností vyplývajících z VOP – podle toho, která z těchto lhůt uplyne později.
• Údaje týkající se reklamací, vrácení zboží a komunikace v rámci zákaznické podpory uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou pro vyřízení žádosti a dále dle příslušných promlčecích lhůt.
• Údaje používané pro zasílání newsletterů a marketingových sdělení: uchováváme po dobu, po kterou je Váš souhlas platný, nebo pokud je zasílání založeno na oprávněném zájmu (např. pro stávající zákazníky), pak dokud nevyjádříte nesouhlas nebo se aktivně neodhlásíte. Pokud nedojde k žádné interakci (např. otevření e-mailu, kliknutí) po dobu 12 měsíců, jsou tyto údaje z newsletter databáze automaticky odstraněny.
• Údaje používané v rámci profilování uchováváme pouze po dobu, po kterou je relevantní personalizace obsahu a komunikace, typicky po dobu trvání smluvního vztahu nebo existence uživatelského účtu.
• Údaje získané při poskytování zákaznické podpory uchováváme po dobu nezbytně nutnou k vyřízení daného požadavku a následně po dobu, která je nezbytná pro prokázání, že k vyřízení došlo řádně a včas, případně po dobu běhu promlčecích lhůt souvisejících s danou komunikací a/nebo smluvním vztahem.

 

1. Další příjemci osobních údajů

Vždy maximálně dbáme na bezpečnost Vašich osobních údajů, a proto velmi pečlivě vybíráme partnery, kterým Vaše osobní údaje svěřujeme.

Všichni naši partneři musí být schopni zajistit dostatečné zabezpečení Vašich osobních údajů tak, aby nedošlo k neoprávněnému nebo náhodnému přístupu nebo aby nedošlo k jejich jinému zneužití, a všichni naši partneři se musí zavázat k mlčenlivosti a nesmí Vaše osobní údaje použít k jinému účelu, než ke kterému jim byly poskytnuty.

Naši partneři, kteří mohou mít přístup k Vašim osobním údajům (tzv. příjemci osobních údajů) mohou být:

• Naši zaměstnanci, kteří se podílejí na zpracování objednávek a komunikaci se zákazníky (např. pracovníci zákaznické podpory, skladu, nákupu nebo provozu).
• Technologičtí a IT poskytovatelé, kteří zajišťují provoz E-shopu, technickou podporu, správu systémů, hosting a cloudové služby (včetně poskytovatelů e-shopových platforem, platebních bran a komunikačních mezivrstev mezi systémy).
• Poskytovatelé služeb doručení a logistiky, kterým jsou předávány nezbytné osobní údaje (např. jméno, adresa, kontaktní údaje) pro účely doručení zásilek zboží.
• Marketingové a analytické společnosti, které pro nás zajišťují správu newsletterů, marketingových kampaní nebo vyhodnocování návštěvnosti a uživatelského chování na E-shopu, a to výhradně na základě našich pokynů a ve stanoveném rozsahu.
• Subjekty v rámci skupiny podniků, pokud je to nezbytné k zajištění provozu E-shopu nebo pro správu vztahů se zákazníky.
• Poskytovatelé účetních, právních a administrativních služeb, pokud je to nezbytné pro zajištění souladu s právními předpisy nebo pro ochranu našich oprávněných zájmů.
• Osoby zajišťující testování bezpečnosti a bezchybnosti našich služeb, včetně technických specialistů a auditorů, kteří provádějí např. testování systémů, auditování zabezpečení nebo kontrolu správného fungování procesů.
• Orgány veřejné moci a jiné oprávněné subjekty – naším cílem je a vždy bude zajistit, aby Vaše osobní údaje byly co možná nejvíce anonymní a nedostupné všem třetím stranám. Upozorňujeme však, že za určitých okolností můžeme být povinni v souladu s příslušnými právními předpisy předat určité osobní údaje orgánům veřejné moci (např. orgány finanční správy, soudy, orgány činné v trestním řízení apod.).

Při zpracování osobních údajů můžeme někdy využívat zpracovatele osobních údajů, kteří za určitých okolností předávají Vaše osobní údaje do třetích zemí. V takovém případě vždy dbáme na to, aby takové předání bylo v souladu s Nařízením.

Zejména uvádíme, že osobní údaje mohou být předávány do Spojených států amerických a v takovém případě je předávání v souladu s pravidly Standardních smluvních doložek (SCC).

 

1. Zabezpečení osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme jak elektronicky, tak případně i v listinné podobě, a to vždy za přísného dodržování bezpečnostních zásad pro ochranu osobních údajů.

K zajištění bezpečnosti osobních údajů jsme přijali veškerá nezbytná technicko-organizační opatření, která chrání údaje před neoprávněným či nahodilým přístupem, změnou, zničením, ztrátou, neoprávněným přenosem, zpracováním nebo jiným zneužitím.

Mezi hlavní bezpečnostní opatření patří:

• Řízený přístup k systémům ERP a CRM, chráněný uživatelskými jmény a hesly,
• Antivirová ochrana a pravidelná aktualizace softwaru na našich serverech i v cloudovém prostředí,
• Fyzické zabezpečení prostor, včetně uzamykatelných skladů a archivů s elektronickým zabezpečovacím systémem (ESZ),
• Vzdělávání a školení zaměstnanců a dalších osob, které přicházejí do styku s Vašimi údaji, s cílem zajistit dodržování pravidel ochrany osobních údajů.

Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují Vaše právo na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.

Pro zachování bezpečnosti Vašich osobních údajů je důležitá také Vaše spolupráce – prosíme Vás, abyste zejména vždy pečlivě chránili svá přístupová hesla do uživatelského účtu a používali zařízení s moderními bezpečnostními standardy.

 

VII. Práva subjektu údajů

Ve vztahu k osobním údajům máte zejména následující práva:

• právo kdykoli odvolat svůj souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů;
• právo na opravu nebo doplnění Vašich osobních údajů;
• právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů;
• právo za určitých okolností uplatnit námitku nebo podat stížnost proti zpracování Vašich osobních údajů;
• právo požadovat předání Vašich osobních údajů;
• právo na přístup k Vašim osobním údajům;
• právo být za určitých okolností informován o narušení bezpečnosti osobních údajů;
• právo požadovat za určitých okolností vymazání Vašich osobních údajů (právo být zapomenut); a
• další práva stanovená zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů (zákon o ochraně osobních údajů) a Nařízením.

Z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace máte právo kdykoli uplatnit námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které je založeno na čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení (to znamená, že máme oprávněný zájem tyto osobní údaje zpracovávat). Také máte právo uplatnit námitku proti zpracovávání Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu.

Dále máte právo se v případě porušení povinností stanovených Nařízením obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů s žádostí o přijetí opatření k nápravě, a to na adrese: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochorova 27, 170 00 Prague 7, Česká republika, telefonní číslo +420 234 665 111 (ústředna).

VIII. Jak nás můžete kontaktovat?

Pokud máte jakékoli dotazy týkající se těchto Zásad, neváhejte nás kontaktovat pomocí níže uvedených kontaktních údajů:

Adresa:                             Kladno, Vrapická č.p.402, PSČ 27203

E-mail:                              eshop@meesenburg.cz

Kontaktní formulář:       https://www.meesenburg.cz/kontakty/             

 

1. Účinnost a změny

Tyto Zásady ochrany osobních údajů nabývají účinnosti dne 27.8. 2025.

Vyhrazujeme si právo tyto Zásady kdykoli změnit a aktualizovat. V případě jakýchkoliv změn nebo dodatků Vás před dalším používáním E-shopu požádáme o opětovný souhlas s jejich obsahem.